هشت اصل مهم در ارائه
در هر نوع کسبوکاری که باشیم، مدیر، مشاوره، استاد دانشگاه، دانشجو و … احتمالاً نیاز به ارائه داشتهایم و برای ارائه اغلب از پاورپوینت استفاده میکنیم.
این ارائهها به دلایلی همواره موردانتقاد قرار میگیرند چراکه در ارائهها به نحوه عملکرد مغز توجه ای نداشتهایم.
همانگونه که پیام اهمیت دارد ابزار انتقال پیام هم مهم است.
تمامی ایرادها به عدم توجه به “نحوه درک “،”به یادسپاری ” و “درک اطلاعات ” توسط انسانها رخ میدهد
استفاده از پاورپوینت بهعنوان یک ابزار واسط برای ارائه کار اشتباهی نیست، بلکه اشکال در نحوه استفاده از آن است.
اهداف سهگانه
این سه هدف شرایط یک ارائه مؤثر را میسازد.
هدف اول: با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید.
پیام شما باید با اهداف و علایق مخاطبان شما مرتبط باشد.
هدف دوم: توجه مخاطبان خود را هدایت و آن را حفظ کنید.
باید مخاطبان را هدایت کنید تا به آنچه مهم است توجه کنند.
هدف سوم: درک پیام و به یادسپاری را تشویق کنید.
باید مخاطب پیام شمارا درک کند و بعداً آن را به یاد بیاورند.
برای رسیدن به این سه هدف ۸ اصل را باید رعایت کنید
هدف اول
با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید.
زمانی میتوانید ارتباط برقرار کنید که “توجه ” و “علاقه ” مخاطبان را بردید “پیام معین ” متمرکز کنید.
هدف برخی از سخنرانان انتقال هرچه بیشتر اطلاعات درباره یک موضوع است و همیشه در برقراری ارتباط با مخاطبان شکست میخورند.
ارائه مثالهای زیاد، ارائه مطالب خیلی زیاد، غرق کردن مخاطب در مطالب زیاد بدون توجه به علایق مخاطبان باعث عدم ارتباط با مخاطب میشود. ما معمولاً برای خودمان حرف میزنیم برای مخاطبانتان خودمان.
برای اینکه به این هدف یعنی ارتباط با مخاطب برسیم با این دو اصل را رعایت کنیم
اصل اول تناسب
اصل دوم دانش مناسب
اصل تناسب
زمانی ارتباط بیشترین تأثیر را دارد که اطلاعات نه کم و نه زیاد ارائه شود.
این اصل دو جنبه دارد:
- یک ارائه باید از اول پیرامون پیامی باشد که میخواهیم مخاطب با خود به منزل ببرد.
- فقط باید آنچه برای درک پیام لازم هست به مخاطبان گفته شود. (نه کم و نه زیاد)
اصل دانش مناسب
ارتباط نیاز به دانش قبلی دارد (مفاهیم، اصطلاحات، علائم)
باید مخاطبان خود را بشناسید
برای ارتباط مؤثر، ارائه باید در سطح مناسب برای مخاطبانی که میخواهید با آنها ارتباط برقرار کنید تهیه شود.
اصل تناسب: چیزی که باید بیان شود
اصل دانش مناسب: چگونگی انتقال آن اطلاعات
باید سخنان خود را در سطحی ارائه کنیم که با آنچه مخاطب از قبل میداند ارتباط برقرار کند
- اصطلاحاتی که استفاده میکنید
- انواع نمودارهایی که استفاده میکنید
همه نمودار میلهای را میشناسند اگر از نمودار راداری استفاده کنید، نمودار راداری برای همگان قابلدرک نیست.
- مفاهیم و اطلاعات خاص
همه درجه سانتیگراد را میشناسند، درک درجه فارنهایت مشکل است
اگر از نمودارها، مفاهیم ناآشنا استفاده کنید با مخاطبان ارتباط برقرار نخواهید کرد.
اگر بتوانید علاقه مخاطبان خود را جلب کنید و آنها را با آن مطالب درگیر کنید آنها بهطور خودکار آن مطالب را بهتر به یاد خواهند آورد زیرا درباره آن تفکر کردهاند.
هدف دوم: حفظ توجه و هدایت آن
قبل از پاورپوینت، سخنرانان در ابتدای برنامه خود نوشتههایی رابین حضار پخش میکردند. مخاطبان شروع به خواندن نوشتهها میکردند و به صحبتهای سخنران توجه نمیکردند.
الآن که از پاورپوینت استفاده میشود مخاطب بهجای آنکه به شما گوش دهند سرگرم بررسی اسلایدها و خواندن متن و دیدن تصاویر میباشد و به سخنان شما توجه نمیکند.
سخنران باید مطالب را بهگونهای ارائه کند که مخاطب را گامبهگام راهنمایی کند و منجر به گمشدن و گیج شدن آنها نشود. باید توجه مخاطبان خود را بهطور مؤثر حفظ کنید.
اصل سوم: اصل برجستگی
اگر چیزی مهم است مهم نشان داده شود. مغز انسان ردیاب تفاوتهاست
مثلاً عنوان را بزرگتر و با حروف ضخیمتر از بقیه متن بنویسید. اگر از پاورپوینت استفاده میکنید بیشتر پسزمینههای پیشفرض پاورپوینت، نامناسب هستند از آنها استفاده نکنید.
اصل چهارم: اصل تمیز پذیری قابلتشخیص بودند
قابلتشخیص بودن المانها
برجسته بودن در هدایت و حفظ توجه نقش دارد؛ اما اگر تغییر قابلتشخیص نباشد شانسی برای اینکه موردتوجه قرار گیرد ندارد. تشخیص زمانی اتفاق میافتد که بتوانیم دو چیز را از یکدیگر جدا کنیم.
اصل پنجم: گروهبندی اطلاعات
افراد بهطور خودکار عناصر را در قالب واحدها دستهبندی میکنند. سپس به آنها توجه میکنند و به یاد میسپارند. مخاطبان محتوایی را که در یک گروه دستهبندیشدهاند را باهم موردتوجه قرار میدهند.
انسان بهطور خودکار موارد زیر را باهم دستهبندی میکند:
۱- اشیایی که نزدیک به هم هستند.
۲- اشیای که به نظر مشابه هم هستند.
۳- اشیایی که بر روی یک خط پشت سر هم قرار دارند.
۴- اشیایی که شبیه به هم حرکت میکنند.
۵- اشیای که اشکالی ساده را تشکیل میدهند.
هدف سوم: درک و به یادسپاری
اصل ششم: سازگاری پیام بامعنای واقعی
ذهن انسان گرایش دارد بین آنچه میبیند و میشنود و محتوای پیام ارتباط برقرار کند. انسان از طریق قالب محتوا را استنباط میکند. مثلاً قضاوت کردن یک کتاب از روی جلد آن
مثلاً نوشتن کلمه بزرگ بهصورت کوچک
مثلاً نوشتن کلمه کوچک بهصورت بزرگ
مثلاً نوشتن لغت قرمز بارنگ آبی
مثلاً نوشتن لغت آبی بارنگ زرد
اصل هفتم: هر المان باید اطلاعاتی به همراه داشته باشد.
هر تغییر دیداری یا شنیداری باید حاوی اطلاعاتی باشد. نباید از پویانمایی بیمورد در اسلایدها استفاده کنیم. نباید از صوت موزیک و صداهای اضافه استفاده کنیم. گفتن لطیفه وسط ارائه خوب است اما لطیفه باید بهعنوان ارائه ارتباط داشته باشد.
اصل هشتم: اصل ۴ تایی (محدودیت ظرفیت)
افراد ظرفیت محدودی برای نگهداری اطلاعات و پردازش آن دارد. اگر لازم باشد اطلاعات زیادی را حفظ و پردازش کنند پیام را درک نخواهند کرد.
مثبت و منفی ۴
مثبت و منفی ۷
مخاطب نمیتواند در یکزمان بیش از چهار گروه اطلاعاتی را به ذهن بسپارد اما هر گروه میتواند خود شامل ۴ گروه باشد افراد در حین اطلاعات جدید مقدار محدودی اطلاعات را به ذهن میسپارند
فیلم “۸ اصل مهم در ارائه” را می توانید در زیر بطور کامل مشاهده کنید.